Configurar la presentación

 

Hay muchas maneras de preparar una presentación, antes de iniciar la clase 22, te comparto un método rápido para preparar una presentación autoejecutable, es decir, que las diapositivas avancen solas.

1. En la ficha Presentación con diapositivas, haz clic en Configurar presentación con diapositivas.
2. En el cuadro de Configurar presentación, podemos ajustar el tipo de presentación, dar un intervalo de diapositivas, que se presente de manera cíclica, entre otras opciones. Esto será explicado con mayor detalle en clase.
3. Finalmente, selecciona como tipo de presentación, Examinada en exposición (pantalla completa).

Ahora para que realmente sea autoejecutable, es necesario también configurar los intervalos de las diapositivas o utilizar hipervínculos de navegación. De no hacer esto, la presentación autoejecutable no avanzara más allá de la primera diapositiva.

Patrón de Diapositivas

 

Muchas veces empezar el trabajo de la nada es muy tardado y difícil, por ejemplo en las fábricas tienen moldes para las piezas que emplearan en los artículos que producen. De ese mismo modo, no es necesario que empecemos una presentación desde cero, existe una especie de moldes para diapositivas, llamado patrón.

Un patrón de diapositivas es una diapositiva que ocupa un lugar jerárquico mayor con respecto al resto y almacenan información como las características de los temas y diseños de diapositivas de la presentación, incluyendo fondo, color, las fuentes,  los efectos, los tamaños de marcadores de posición y las ubicaciones.

Toda presentación tiene al menos un patrón de diapositivas. Utilizar patrones de diapositivas permite realizar cambios de estilo de manera global para todas las diapositivas de la presentación. Esto permite ahorrar tiempo, pues no es necesario estar modificando las diapositivas una a una.

Para más información acerca de cómo utilizar el patrón de diapositiva, toma la clase 21.

Intervalos

Siempre que vamos a hacer una exposición, una conferencia o una presentación, lo recomendable es ensayar para pronunciar todas las palabras de manera correcta, conocer el orden exacto de las diapositivas y una duración aproximada de toda la presentación. Power Point brinda diversas herramientas para realizar estas estimaciones. A continuación te comparto un proceso sencillo de cómo ensayar la presentación.

1. Da clic en la ficha Presentación con diapositivas. Esta contiene herramientas como Ensayar intervalos, Grabar presentación con diapositivas, entre otras. Enfoquémonos en ensayar intervalos.
2. Da clic en esa opción y automáticamente empezara la presentación en pantalla completa. Cuando esto suceda, aparecerá un pequeño cuadro de texto con un cronograma, un botón para pausar dicho cronograma, un botón para avanzar diapositiva y finalmente uno para volver a comenzar el conteo.
3. Aquí puedes tomarte el tiempo que tú piensas te tomara presentar cada diapositiva. Selecciona avanzar cuando estés listo o pausa si necesitas tomar un descanso. Una vez terminado el ensayo, se presentara la opción de usar los intervalos resultantes a la hora de presentar las diapositivas.  Una vez que tomes la decisión, termina el proceso.

Para más información acerca de los intervalos en presentaciones, toma la clase 20.

Animación

¿Qué ventaja tiene un documento de Power Point sobre uno de Word? En Word podemos incluir gráficos y tablas, al igual que en Power Point, sin embargo, al tratarse de un documento no estático, podemos incluir elementos multimedia y animaciones.  Es posible animar texto, imágenes, gráficos, técnicamente todos los elementos insertables en una diapositiva. Para agregar dichas animaciones, sigue estas instrucciones:

1. Selecciona el elemento a animar con el clic izquierdo.
2. Una vez seleccionado, da clic sobre la ficha animaciones.
3. Dentro de esta ficha se mostraran todas las opciones disponibles para animaciones. Las de verde representan las animaciones de entrada, las de rojo las animaciones de salida, las amarillas de énfasis y las de movimiento, representadas por círculos rojos y verdes.
4. Puedes agregarle directamente al elemento la animación deseada o puedes hacerlo mediante el botón Agregar animación.
5. Una vez seleccionada la animación, ya sea por botón o directamente,  puedes seleccionar otras características como por ejemplo la duración de la animación o cuando se ejecutara la animación.

Para más información de animaciones o más técnicas de agregado, toma la clase 18.

Sonido y Video

Entre las funciones más atractivas de Power Point definitivamente se encuentra la inserción de sonidos y videos en las presentaciones. Para insertar sonido en una diapositiva, sigue estos sencillos pasos:

1. Selecciona la diapositiva en la que insertaras el audio, luego selecciona la ficha insertar.
2. Dentro de esta ficha, busca el icono con forma de bocina que dice audio, ahora aquí se presentan tres opciones, insertar un audio de un archivo, de una imagen prediseñada o grabar un audio.
3. Si el audio que insertaras sea de un archivo, selecciona esta opción y automáticamente se abrirá una ventana para seleccionar la locación del archivo. Una vez que busques y encuentres el archivo, da clic en aceptar. Con eso el sonido ha quedado insertado en la diapositiva y se reproducirá por defecto cuando se dé clic. Esta opción puede cambiarse seleccionando la bocina que ahora aparece en la diapositiva, al dar clic aparece una nueva ficha llamada herramientas de audio, en el apartado reproducción podemos cambiar que se reproduzca automáticamente o en todas las diapositivas.
4. Si el audio a insertar es de imágenes prediseñadas, entonces se abrirá un menú en la parte derecha donde puedes seleccionar el audio. Para cambiar cuando o como se reproducirá el audio, es el mismo procedimiento que en el caso anterior y será el mismo para el próximo caso.

Para más información acerca de cómo insertar audio (sobre todo como insertar un audio grabado)  y video, toma la clase 18.

Hipervínculos

Un hipervínculo es una referencia a datos que se encuentran en un documento o archivo del que se encuentra el enlace.  Los hipervínculos son utilizados principalmente en páginas de internet, pero pueden encontrarse casi en cualquier documento, como por ejemplo en las presentaciones de Power Point.  En este caso, un hipervínculo puede apuntar a otra diapositiva dentro de la presentación. Para hacer esto, sigue estas instrucciones:

1. Selecciona la figura o texto que quieres que contenga el hipervínculo y haz clic derecho sobre este elemento, después da clic derecho y selecciona hipervínculo.
2. En la ventana que se abrió (llamada Insertar Hipervinculo) selecciona la opción Lugar en este documento.
3. Ahora en este lugar selecciona la diapositiva a la que deseas el hipervínculo envié al seleccionarlo y da clic en aceptar.

Para una explicación más a detalle de cómo utilizar los hipervínculos, toma la clase 17.

SmartArt

Los gráficos le dan a las presentaciones de Power Point mucho atractivo visual si son diseñados cuidadosamente. Para incluirlos en las presentaciones, basta con ir a la ficha Insertar y una vez dentro de esta seleccionar SmartArt. Estas son algunos de los gráficos prediseñados.

• Listas: dentro de esta categoría de figuras encontramos agrupaciones de distintas figuras geométricas como cuadrados, rectángulos, hexágonos, etc., con los cuales podemos hacer listados vistosos.
• Procesos: aquí encontramos figuras lineales que son útiles para representar acciones secuenciales mediante formas de flecha.
• Ciclo: estas figuras sirven para representar una secuencia continua de frases o tareas. Existen diversas figuras dentro de esta categoría para cumplir esta función.
• Jerarquía: como el nombre indica, estos gráficos sirven para representar estructuras de mando.
• Relación: con estos gráficos prediseñados podemos representar las relaciones entre dos o más entidades.

Para más información de cómo utilizar estos gráficos y conocer el resto de las categorías, toma la clase 16.

Tabla

Las tablas utilizadas en PowerPoint se pueden crear de dos maneras, ya sea en el mismo programa o bien creadas desde un programa externo a PowerPoint y se agrega como un objeto vinculado, es decir se crea en otro lugar pero los programas estarán manteniendo una conexión.

Si prefieres una tabla más grande o con opciones más complejas, las puedes crear desde Microsoft Word, y agregarla a PowerPoint, es recomendable Word ya que proporciona más opciones de formato para listas, tabulaciones, sangrías y celdas individuales.

Cuando trabaja en una tabla incrustada, aparecen los menús y botones del programa de origen integrados con los menús de PowerPoint.

Formas

Para poder crear y modifica formas, lo podemos realizar de dos maneras utilizando la ficha de insertar y la utilización de la ficha de formato, cabe mencionar que cuando deseamos modificar una forma es más recomendable utilizar la ficha de formato. Para crear formas de una manera más sencilla las podemos tomar de la ficha de inicio ya que la mayoría de los programas vienen configurados para que se encuentren ubicados en la ficha de inicio.

Si deseamos crear alguna determinada forma, podemos tomarla del repositorio o bien podemos crearla nosotros mismos, utilizando las formas ya existentes, además PowerPoint también nos permite utilizar diferentes caritas ya prediseñadas.

Primero que nada vamos a cambiar el diseño de la diapositiva y elegimos: En blanco. De esta forma tendremos la diapositiva libre para dibujar en ella. Luego damos clic en la pestaña Insertar. De su correspondiente banda de opciones damos clic en Formas (antes se llamaban Autoformas, a partir de Office 2007 se llaman Formas). Se desplegará un menú con muchos dibujos. Elegimos uno con un clic. El cursor se transformará en una cruz. Ahora presionamos el botón izquierdo y dibujamos sobre la diapositiva y NO SOLTAMOS EL BOTÓN hasta que la forma tenga el tamaño deseado.  Siempre tenemos que seleccionar lo que queremos modificar, las formas se seleccionan con un clic sobre ellas. La pestaña “Herramientas de dibujo”, Si damos clic en ella aparecerá una nueva banda de opciones, donde varias de las herramientas son para trabajar con las formas.

De igual manera deben curiosear en Relleno, Contorno y Efectos, en Relleno podrán elegir un solo color, un degradado, una textura, etc.

A la derecha de la banda de opciones está el tamaño de nuestro dibujo. Si modificamos allí los valores de Alto y Ancho, la forma se agrandará o achicará.

También pueden dimensionar las Formas tironeando desde los puntos blancos. Para esto presionan sobre uno de los puntos y sin soltar el botón izquierdo arrastran hacia afuera (para agrandar) o hacia dentro del dibujo (para achicarlo). Para que funcione, cuando pongan el cursor sobre uno de los tiradores blancos, debe aparecer una flecha de 2 puntas, recién ahí presionen el botón y arrastren.

Si quieren escribir dentro de una Forma, den clic derecho sobre ella y del menú emergente dan clic en “Modificar texto”. Aparecerá la barrita de texto titilando dentro de la forma, ya podemos escribir. Este texto se puede modificar igual que en los cuadros de texto.

Imágenes

Una de las opciones que te brinda PowerPoint es poder utilizar imágenes, además de poder manipularlas.

Para poder insertar una imagen, lo podemos realizar utilizando la ficha de insertar, en dicha ficha encontraras dos comandos uno para insertar imágenes que tu almacenaste en algún lugar o bien imágenes que te da office como muestra.

En la misma ficha de insertar, tenemos un botón bastante útil el cual se llama captura, en ocasiones necesitamos una imagen de nuestra computadora y lo vamos a lograr con el uso de este botón, al momento de presionarlo nos va a mostrar un menú con las ventanas que se encuentran abiertas y si deseamos tomar una foto de una determinada pantalla  solo damos clic en la orilla en la parte que dice recorte de pantalla y obtendrás tu nueva entrada.